AI-drevet tilbudsflow der fører til en hurtigere proces og et bedre resultat

Udfordring

VAM Entreprenør, en førende dansk entreprenørvirksomhed, stod over for en meget manuel og fragmenteret tilbudsproces. Projektteams brugte utallige timer på at indsamle dokumenter, formatere materialelister, indhente priser fra underleverandører og forberede Tilbudslisten til deres endelige tilbud. Dette bremsede deres evne til hurtigt og konsistent at reagere på tilbudsmuligheder.

Problemet

• Tung manuel filhåndtering på tværs af mange formater
• Tidskrævende forberedelse af Tilbudslister
• Underleverandørkorrespondance udført manuelt for hvert tilbud
• Tilbud modtaget i forskellige formater, svære at sammenligne
• Endelig tilbudssammensætning krævede betydelig ledelsesmæssig overvågning
• Ingen enkel måde at sammenligne nye tilbud med historiske

Løsning

Vi udviklede TenderCore, en AI-drevet tilbudsassistent, der automatiserer og strukturerer hele tilbudsflowet. I stedet for at bruge tid på administration kan VAM’s projektteam nu fokusere på at lave det stærkest mulige endelige tilbud.

1. Dokumentintelligens: AI læser og forstår alle tilbudsdokumenter, uanset format, og omdanner dem til et struktureret Tilbudsliste-grundlag.
2. AI-drevet arbejdsgang: Systemet styrer automatisk tilbudsflowet fra start til slut.
3. Automatiseret underleverandørhåndtering: TenderCore forbereder e-mails, sender Tilbudsliste-forespørgsler og behandler indkommende tilbud.
4. Smart tilbudsoversættelse: Underleverandørpriser normaliseres og konverteres til strukturerede data, der kan bruges direkte i Tilbudslisten.
5. Tilbudsliste-sammensætning: Den fulde Tilbudsliste kan kompileres med interne ressourcebiblioteker og leverandørinput.
6. Tilbudsassistance: AI hjælper teamet med at gennemgå alle dokumenter, sammenligne med lignende historiske tilbud og optimere det endelige tilbud.

Teknologistak

• GPT-4 og domænetilpassede LLM’er
• Specialtilpassede NLP-modeller til dansk entreprenør-tilbudsterminologi
• Python-backend med automatiseret dokumentbehandling
• Vektordatabase til historisk tilbuds- og tilbudssøgning
• Integrationer til underleverandørkommunikation og filindlæsning
• Power BI til tilbudsindsigt og sammenligningsanalyse

Resultater

Efterhånden som TenderCore rulles ud, ser VAM allerede transformativ effekt:

• Op til 75% hurtigere tilbudsforberedelse ved at fjerne manuelt filarbejde
• Ingen manuel formatering, AI strukturerer alle tilbudsdokumenter automatisk
• Konsistent Tilbudsliste-oprettelse på tværs af projektteams
• Underleverandørflow automatiseret, hvilket reducerer den administrative byrde betydeligt
• Endelige tilbud af højere kvalitet skabt med mere tid til analyse og finjustering
• Øjeblikkelig adgang til tidligere tilbud, hvilket forbedrer prisstrategi og præcision

Nøglefunktioner

Smart dokumentbehandling

AI læser alle tilbudsdokumenter, PDF’er, regneark, tegninger og mere, og konverterer dem til et rent, struktureret Tilbudsliste-udgangspunkt.

Automatiseret underleverandørstyring

TenderCore forbereder underleverandør-e-mails, sender forespørgsler, modtager deres tilbud og omdanner alle indgående prisdata til et ensartet format.

Tilbudsliste-sammensætning og optimering

Projektteams kan bygge den endelige Tilbudsliste ved hjælp af interne ressourcebiblioteker og AI-oversatte leverandørinput, hvilket sikrer konsistens og gennemsigtighed.

Intelligent tilbudsassistance

Assistenten giver et overblik over alle tilbudsdokumenter, fremhæver nøgleelementer og sammenligner tilbuddet med lignende historiske projekter.

Forretningseffekt

• Tilbudsteams sparer betydelig tid gennem filautomatisering og workfloworkestrering
• Underleverandørkoordinering bliver struktureret, konsistent og fuldt sporbar
• VAM kan skabe stærkere endelige tilbud på grund af mere tid til strategisk arbejde
• Forbedret præcision i Tilbudsliste og prissætning gennem AI-drevet normalisering
• Historiske sammenligninger hjælper med at forbedre konkurrenceevne og kvalitet
• I sidste ende gør det VAM i stand til at levere bedre tilbud med mindre indsats

TenderCore udvides nu til at understøtte endnu flere af tilbuds- og projektplanlægningsfaserne.